Privacy en bescherming van persoonsgegevens

X.- PRIVACY EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

10.1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de BV Vanhaecke, Devriendt & Rosseel. De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 8490 Varsenare, Gistelsteenweg 101 bus 1.1. Voor alle vragen kan men steeds terecht op het mailadres info@vadero.be.

10.2. Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

1° in toepassing van artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en - plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres

2° in toepassing van artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum - en plaats en adres.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

• De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot een zakelijke relatie.
• Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant - belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.

10.3. Welke persoonsgegevens en van wie

In het kader van de hoger vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer ... . 

Wij verzamelen geen gegevens via onze website. Er is geen contactformulier waar men dergelijke gegevens kan invullen en er worden geen nieuwsbrieven verstuurd. Dergelijke gegevens worden pas verzameld na het ondertekenen van een opdrachtbrief en in het kader van die opdracht.

Oplijsten doch steeds duidelijk beperken tot wat noodzakelijk is voor het beoogde doel.

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-Web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond en / of politieke organisaties, medische gegevens.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.

Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (balanscentrale) en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor de hoger vermelde doeleinden. De gegevens worden niet doorgegeven aan derden.

10.4. Ontvanger van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Het kantoor doet een beroep op third service providers:

• Het kantoor maakt gebruik van e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal: Yuki, Exact Online, Office 365, Admin Pulse & Bizzcontrol.
• In specifieke opdrachten doet het kantoor een beroep op externe partijen, vb. bedrijfsrevisor of notaris.
• In opdracht van de cliënt kunnen gegevens ook worden meegedeeld aan sociale verzekeringsfondsen, verzekeraars, bankinstellingen en sociaal secretariaten.

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijke bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van de inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en / of van de cliënt te verdedigen en / of te beschermen.

10.5. Veiligheidsmaatregelen

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring. Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

10.6. Bewaringstermijn

• Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017. Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigde van onze cliënten. De persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
• Andere persoonsgegevens: de persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale en sociale wetgeving.
• Na het verstrijken van voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij ene andere geldende wetgeving een bijkomende bewaartermijn voorziet.

10.7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

• Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017. Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten. Ter zake verwijzen wij naar artikel 65 van de wet van 18 september 2017:

Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken. Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachten het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie van de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitende aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft. Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in artikel 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtsautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet". Voor de toepassing van uw rechten kan u zich bijgevolg wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteiten (zie 10.8 Klachten).

• Alle andere persoonsgegevens: voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds mailen naar info@vadero.be.

10.8. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel + 32 (0)2 274 48 00
Fax + 32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
URL : https : //www.privacycommission.be